Statistik som gör månadsrapporterna starkare, så visar du tydligt värdet av er insats

Statistik är inte allt, men rätt statistik gör mycket.

I den här artikeln går vi igenom varför statistik kan lyfta era månadsrapporter, vilka typer av siffror som faktiskt skapar värde för uppdragsgivare, vad ni ska undvika, och hur ett bra journalsystem kan göra processen enkel, snygg och överskådlig.

Varför uppdragsgivare vill ha mer än en text

En kommun, en socialsekreterare eller en annan uppdragsgivare har ofta ansvar för många placeringar parallellt. De behöver kunna få en snabb överblick, prioritera, fatta beslut och motivera fortsatta insatser, både internt och ibland politiskt. De vill se:

• Har insatserna gett effekt

• Finns det risker som ökar eller minskar

• Vilka mål har uppnåtts, vilka mål är pågående

• Hur stabil är situationen

• Vad behöver justeras framåt

En månadsrapport kan beskriva allt detta, men blir ofta lång, och kan upplevas som svår att jämföra mellan månader. Det kan också bli mycket fokus på formuleringar, och mindre fokus på mönster och faktiska förändringar.

Statistik kan hjälpa uppdragsgivaren att snabbt se vad som händer, även innan de läser hela rapporten. Det blir en slags instrumentpanel som skapar tydlighet.

Varför ord upplevs mer subjektiva än siffror

Det är inget fel med text, tvärtom är text avgörande för kontext, nyanser och mänskliga aspekter. Men text påverkas av:

• Vem som skriver, språk och stil skiljer sig

• Hur man tolkar händelser, även professionellt

• Hur mycket tid man hade när man skrev

• Vilka detaljer man råkade fånga den månaden

Det kan göra att uppdragsgivaren får en bild som känns osäker, särskilt om rapporterna växlar i kvalitet mellan olika personal, eller om formuleringarna ändras från månad till månad.

Statistik upplevs ofta mer svart och vitt. Siffror kan inte berätta allt, men de kan ge en stabil grund. När texten och statistiken stämmer överens förstärker de varandra.

Varför så få verksamheter skickar med statistik i dag

Många stödverksamheter vill egentligen jobba mer datadrivet, men fastnar i praktiken. Vanliga skäl är:

• Man har inget verktyg för att samla in data löpande

• Man vet inte vad som är relevant att mäta

• Man vill inte skapa mer administration

• Man saknar ett journalsystem som kan sammanställa automatiskt

• Man är rädd att statistik ska bli missvisande eller “kall”

Resultatet blir att man skickar en traditionell månadsrapport med mål, insatser per BBIC område och en bedömning. Det är bra, men det missar chansen att skapa en tydlig och överskådlig uppföljning som visar utveckling, intensitet och effekt.

Skillnaden mellan statistik och statistik

Det räcker inte att “ha siffror”. Rätt statistik ska vara relevant, begriplig och kopplad till uppdraget. Fel statistik kan skapa mer förvirring än nytta.

Det finns tre nivåer:

1. Siffror som bara räknar volym
   Exempel, antal anteckningar, antal möten, antal aktiviteter.
   Det kan vara intressant, men säger inte alltid något om kvalitet eller resultat.

2. Siffror som visar process
   Exempel, hur ofta man följer upp mål, hur många avvikelser som hanteras inom viss tid, närvaro över tid.
   Det här ger mer värde, eftersom det visar arbetssätt och struktur.

3. Siffror som visar förändring och effekt
   Exempel, trend i skolnärvaro, trend i konfliktnivå, minskning av riskbeteenden, stabilare dygnsrytm.
   Det här är ofta mest värdefullt för uppdragsgivaren, om det mäts på rätt sätt.

Nyckeln är att välja siffror som kopplar till genomförandeplanen, BBIC och uppdragets syfte, utan att bli en statistikshow.

Vilka typer av statistik ger mest värde i månadsrapporter

Här är statistikområden som ofta är relevanta för HVB, stödboenden och andra insatser, och som uppdragsgivare vanligtvis uppskattar när de presenteras tydligt.

1. Närvaro och struktur i vardagen

• Skolnärvaro i procent per vecka eller månad

• Deltagande i praktik, sysselsättning eller planerade aktiviteter

• Antal genomförda morgonrutiner, kvällsrutiner, veckoplaneringar, om det är relevant i er insats

• Missade tider, uteblivna möten, förseningar

Det här blir extra starkt när ni visar en trend, exempelvis tre månader bakåt.

2. Insatsintensitet, vad har ni faktiskt gjort

Många uppdragsgivare vill förstå omfattningen av stöd, särskilt vid frågor om resurser och kostnadsbild. Exempel:

• Antal stödsamtal

• Antal samverkanskontakter, socialtjänst, skola, vård

• Antal nätverksmöten

• Antal uppföljningar av genomförandeplan

Här är det viktigt att definiera vad ni menar med varje kategori, så att siffrorna blir jämförbara över tid.

3. Avvikelser, incidenter och risk

Det här är känsligt, men rätt presenterat är det ofta mycket värdefullt.

• Antal avvikelser per kategori, exempelvis hot, våld, självskada, rymning, droger

• Tid till åtgärd, exempelvis andel åtgärdade inom 24 timmar

• Trend, ökar eller minskar riskhändelser

Viktigt här är att inte göra det till sensation, utan till kvalitetssäkring. Uppdragsgivare uppskattar när ni visar kontroll och transparens.

4. Måluppfyllelse kopplat till genomförandeplan

I stället för att bara skriva att “målen följs upp”, kan ni presentera:

• Antal mål totalt

• Antal mål påbörjade

• Antal mål uppnådda

• Antal mål reviderade

• Antal mål där ingen förändring skett

Det ger uppdragsgivaren en snabb helhetsbild. Texten kan sedan förklara varför.

5. BBIC områden, insatser och utveckling

Många rapporter listar insatser per BBIC område, men här kan ni skapa mer översikt genom att visa:

• Fördelning av insatser per BBIC område i procent

• Vilka områden som haft mest fokus denna månad

• Vilka områden som haft tydligast positiv trend, neutral trend, negativ trend, om ni har en intern skala

Det gör rapporten mer strategisk, och mindre som en uppräkning.

6. Kvalitet i dokumentation och uppföljning

Det här är intressant för chefer och uppdragsgivare som tänker tillsyn, IVO och intern kontroll.

• Andel journalanteckningar som kopplats till mål eller BBIC

• Andel genomförandeplaner som är uppdaterade senaste 30 eller 60 dagar

• Andel genomförda uppföljningar enligt plan

Det signalerar att ni arbetar strukturerat, vilket bygger förtroende.

Vanliga misstag, och hur du undviker dem

Misstag 1, man mäter det som är lätt att mäta

Exempel, antal anteckningar. Det är lätt, men säger ofta lite om kvalitet.

Lösning, välj mått som kopplar till uppdraget. Om målet är stabilitet, mät sådant som visar stabilitet, exempelvis närvaro, rutinföljsamhet, konfliktnivå, riskhändelser.

Misstag 2, man har inga definitioner

Om en person räknar “stödsamtal” som 10 minuter och en annan räknar 60 minuter, blir siffrorna missvisande.

Lösning, skapa korta definitioner internt, gärna direkt i journalsystemet som valbara kategorier.

Misstag 3, man visar siffror utan kontext

En ökning av avvikelser kan betyda ökad risk, men det kan också betyda att personalen blivit bättre på att rapportera.

Lösning, lägg alltid en kort analys. Statistik utan tolkning kan misstolkas.

Misstag 4, man mäter för mycket

Då blir det rörigt, och uppdragsgivaren tappar poängen.

Lösning, börja med 5 nyckeltal, bygg ut senare.

Statistik som stärker er affär, visa vad ni åstadkommer

Det här är extra viktigt att säga rakt ut: uppdragsgivare vill förstå värdet av insatsen. Det handlar inte bara om att ni ska bli granskade, det handlar om att ni ska bli rättvist bedömda.

En verksamhet kan göra ett fantastiskt jobb, men om det inte syns tydligt blir det svårare att:

• motivera fortsatta placeringar

• bygga förtroende vid uppföljningar

• visa professionalism vid tillsyn

• sticka ut i en konkurrensutsatt marknad

När ni kombinerar en bra månadsrapport med tydlig statistik, då visar ni både berättelsen och bevisen. Texten beskriver, statistiken bekräftar.

Exempel, så kan statistik se ut i praktiken

Tänk att ni har en ungdom med mål kopplat till skolnärvaro och rutiner.

I stället för att bara skriva “närvaron har förbättrats” kan ni visa:

• Skolnärvaro, 42 procent förra månaden, 61 procent denna månaden

• Antal förseningar, 8 förra månaden, 3 denna månaden

• Genomförda morgonrutiner, 12 av 20 planerade

Sedan skriver ni i texten vad som bidrog, vad som var svårt, och vad ni planerar.

Det blir tydligt, både för uppdragsgivare och för er själva.

Varför ett journalsystem är avgörande för bra statistik

Om statistik ska vara hållbar får den inte bli ett extra Excelprojekt varje månad. Då dör det efter två månader, eller så blir det personberoende. För att statistik ska bli en naturlig del av rapporteringen behöver ni kunna:

• registrera händelser och insatser löpande utan extra friktion

• kategorisera på ett enhetligt sätt

• koppla anteckningar till mål och BBIC på ett enkelt sätt

• få ut sammanställningar automatiskt

Det är här ett modernt journalsystem blir en nyckel. Inte bara för journalföring, utan för uppföljning, kvalitet och överblick.

När statistik byggs in i samma flöde som dokumentationen, då blir det plötsligt enkelt. Då blir det inte “statistikarbete”, det blir en del av er vardag.

Digital Step perspektivet, statistik som komplement till månadsrapporter

Om målet är att ranka på journalsystem och samtidigt visa marknaden vad ni står för, då är det här ett bra budskap: Digital Step handlar inte bara om att skriva journal, utan om att göra dokumentationen användbar.

Månadsrapporter till uppdragsgivare blir starkare när de kompletteras med enkel och överskådlig statistik, som visar vad verksamheten åstadkommit. Det är ett sätt att jobba mer professionellt, mer konsekvent, och skapa större förtroende.

Det viktiga är att statistiken mäter rätt saker, och att den presenteras på ett sätt som känns tryggt, begripligt och relevant.

Statistik kan faktiskt vara kul

Det låter kanske oväntat, men när statistik blir enkel och snygg blir den ofta motiverande. Personalen kan se framsteg, se att insatser ger effekt, och få en tydligare känsla av riktning.

För chefer blir det också ett bättre underlag för beslut. Ni kan upptäcka mönster, sätta in åtgärder tidigare, och kommunicera mer professionellt både uppåt och utåt.

Det är inte siffror för siffrornas skull. Det är siffror som gör arbetet tydligare.