AI i dokumentation utan att det känns osäkert
AI används redan i dag, bara inte alltid på ett tryggt sätt
I många verksamheter används AI redan, även om det inte står på någon skylt. Personal testar ofta vanliga AI-verktyg hemma och tar med samma vana till jobbet när det är mycket att skriva och ont om tid. Det kan handla om att få hjälp att formulera en anteckning, göra en sammanfattning eller “städa upp” en text. Det är mänskligt, det är praktiskt, och det händer redan.
Problemet är att de här vanliga AI-tjänsterna i grunden är byggda för bred användning och inte för känslig dokumentation. Då kan information behandlas på servrar utanför EU, främst i USA, beroende på tjänst, konto och inställningar. Det kan också finnas upplägg där innehåll sparas, loggas eller används för att förbättra tjänsten eller träna nya AI-modeller. I en verksamhet som hanterar känsliga uppgifter blir det här en stor risk.
Varför det blir extra känsligt i HVB och stödboenden
Dokumentation påverkar klienten, teamet och relationen till socialtjänsten. Om något blir fel eller otydligt kan det skapa följder långt senare. Det handlar också om vardagen här och nu. Otydliga anteckningar kan förvirra alla som jobbar med klienten. Kollegor som tar över pass behöver förstå vad som hänt, vad som är viktigt och vad som ska följas upp. När anteckningar är spretiga går det tid åt att reda ut, och ibland tolkar olika personer samma sak på olika sätt.
Det är därför AI inte bara är en teknikfråga. Det är en fråga om kontroll, rutiner och kvalitet i hela arbetssättet.
Skillnaden mellan “vanliga AI-tjänster” och AI som är gjord för verksamheten
Vanliga AI-tjänster som många känner till är ofta gjorda för privat användning och snabb hjälp med text. De kan fungera bra för allmänna frågor, men är svårare att använda tryggt när det gäller känslig information, sekretess och tydliga ansvarskedjor.
En verksamhetsanpassad AI-lösning behöver i stället vara byggd för att passa verkligheten i socialt arbete. Den behöver stödja arbetssätt där människor alltid är sista steget, och där det finns kontroll på hur information hanteras.
Ett tryggt arbetssätt med AI i dokumentation
Ett arbetssätt som är tryggt och samtidigt fungerar i vardagen är t.ex. det som vi har gjort via vårt AI-verktyg på Digital Step.
AI tar fram ett utkast
AI används för att skapa ett första utkast, till exempel en daganteckning eller en rapport. Utkastet ska vara en start, inte något som blir klart av sig självt.
Personal granskar och bestämmer innehållet
Utkastet läses igenom och jämförs med verkligheten. Det som inte stämmer tas bort. Det som saknas läggs till. Det är alltid personalen som bestämmer vad som blir den färdiga texten.
Redigering kan göras på två sätt
Redigering kan göras direkt av personalen i texten, precis som vanligt. Det går också att be AI hjälpa till med språket, strukturen eller att göra texten mer neutral. Efter AI-hjälp ska texten alltid läsas igenom igen.
Godkännande sker först när allt känns korrekt
Innan något sparas eller delas vidare behöver det gå att stå för texten. Den sista kontrollen är det som gör hela upplägget tryggt i praktiken.
Hur Digital Step jobbar med det här på ett säkert sätt
Digital Step är byggt för verksamheter som HVB, stödboenden och öppenvård där kraven är högre än i “vanliga” textverktyg. Tanken är att personal inte ska behöva chansa genom att använda öppna konsumenttjänster i jobbet.
Digital Step används för att skapa utkast på ett kontrollerat sätt, och hela upplägget bygger på att personal alltid granskar och godkänner. Det ska gå snabbt att komma igång med ett bra underlag, men det ska också vara tydligt att ansvaret och kontrollen alltid stannar i verksamheten. Målet är att få tydligare dokumentation, mer jämn kvalitet och mindre missförstånd i teamet, utan att tumma på tryggheten.
Checklista som många chefer gillar att ha som standard
AI får skapa utkast, men människor godkänner alltid
Ingen text sparas eller delas vidare utan genomläsning
Redigera antingen själv eller med AI, men läs alltid igenom efteråt
Skriv sakligt och tydligt och undvik antaganden
Undvik att lägga känsliga uppgifter i öppna konsumenttjänster som inte är gjorda för verksamheten
Dela bara uppgifter internt när det behövs för jobbet
Ha en enkel rutin för hur AI får användas, så att alla jobbar på samma sätt